احتراما"، با توجه به نزديك شدن به پايان سال 1400 و حساسيت عمليات فروش و توزيع در اين روزها ، توجه به نكات زير الزامي است (در نظر داشته باشيد عدم رعايت دستور العمل ذيل باعث ايجاد وقفه در روند انجام کار و پرداخت هزينه هاي احتمالي جهت رفع مشکلات ايجاد شده مي باشد) لذا خواهشمند است تمهيدات لازم به شرح زير را مبذول فرماييد :
قبل از شروع عمليات بستن سال مالي نسبت به انجام بندهاي زير جهت سرعت و سهولت در انجام کار اقدام فرماييد(براي شروع مي توان به بندهاي قيد شده در فرم بستن سال مالي رجوع گردد):
براي کليه حواله ها و فاکتورها مديريت توزيع ، صدور خروجي و پيگيري حواله صورت پذيرفته باشد.
براي تمامي اسناد انبار به انبار بستانکار ، سند انبار به انبار بدهکار ثبت شده و با مقادير يکسان باشد (در اين مرحله اسناد تعديل مثبت و منفي عطف به اسناد فوق ، عدم ثبت سند انبار به انبار بدهکار ، عدم تاييد اسناد فوق مي توانند باعث بروز پيغام خطا در زمان بستن سال مالي گردد، پس مي بايست در ثبت دو طرفه ، تاييد و توازن مقادير اين اسناد دقت لازم به عمل آيد.)
1) ايجاد سال مالي جديد :
• سال مالي جديد از منوي تنظيمات سيستم، قسمت تعيين سال مالي قابل تعريف مي باشد. (اين عمليات در شرکت هاي با ساختار ستاد و حوزه اي در ستاد انجام مي گيرد) . حتما تعريف سال مالي در آخرين روز سال و قبل شروع انبارگرداني انجام شود.
2) نحوه بستن عمليات سال مالي فعلي :
• بستن سال مالي فعلي از منوي تنظيمات سيستم، قسمت بستن سال مالي انجام مي شود. (اين عمليات در شرکت هاي با ساختار ستاد و حوزه اي در هر حوزه انجام مي گيرد) .
• تعيين تاريخ عمليات فروش به تاريخ 29/12/1400
• بستن سال مالي در دو مرحله "فروش و انبار " و "مالي " انجام مي شود كه مي توان مرحله دوم را پس از وارد نمودن كليه تسويه ها و اطلاعات مالي ، در زمان ديگر حتي در سال آتي انجام داد .
• ترتيب عمليات :
1- ورود به سيستم با انتخاب سال مالي 1400
2- بستن عمليات فروش و انبار (مالي اجباري نيست )
3- ورود به سيستم در سال مالي 1401
4- ثبت عمليات انبارگرداني
نكته اول : اگر مرحله دوم بستن سال مالي انجام نشود ، مي توان در دو سال مالي همزمان به صورت موازي ، در قسمت حسابداري مشتريان يا خزانه داري ورود اطلاعات مالي انجام گيرد .
نكته دوم : تا زماني كه مرحله دوم بستن سال مالي انجام نشود ، مانده مشتريان به سال مالي 1401منتقل نمي گردد .
نكته سوم : در نسخه های 5.3.4 و 5.3.7 سند افتتاحيه به شرط "گردش نداشتن انبار" قابل برگشت ميباشد. در نسخه های ماقبل هنگامي كه مرحله اول بستن سال مالي (بستن عمليات فروش و انبار) انجام شود ، " ديگر قابل برگشت نمي باشد لذا دقت شود تا كليه كارهاي فروش و انبار مربوط به سال مالي 1400در سيستم انجام شده باشد .
نکته چهارم : قبل از صدور سند افتتاحيه در سال 1401 و ثبت اتوماتيک سند کسري و اضافي در سال 1400، هيچ گونه سندي در انبار سال مالي 1401 ثبت نگردد و اولين سند ثبت شده در سال مالي 1401 بايد سند افتتاحيه باشد (در صورتيکه اولين سند ثبت شده در انبار سال مالي 1401 سند افتتاحيه نباشد، اصلاح اسناد انبار از طريق کاربر سيستم قابل انجام نبوده و مي بايست از طريق شرکت ورانگر اصلاحات لازم صورت پذيرد که مستلزم پرداخت هزينه مي باشد).
نکته پنجم : امکاني در سيستم وجود دارد که مي توانيد موجودي انبار سال گذشته را به عنوان سند انبار گرداني به سال جديد منتقل نماييد . اگر به هر علت امکان شمارش انبار وجود نداشته باشد ، توصيه مي شود از اين قابليت استفاده گردد . به هنگام بستن سال مالي از کاربر سوال مي شود که "آيا انتقال موجودي انبار به عنوان سند افتتاحيه براي سال مالي جديد انجام شود ؟ " که با انتخاب گزينه Yes موجودي سال 1400 به عنوان سند انبار گرداني در سال 1401 ثبت مي گردد در اين قسمت با زدن کليد Yes موجودي ها به عنوان سند انبار گرداني ثبت شده و در کاردکس کالا هيچ تاثيري ندارد.
نکته ششم : نکته بسيار مهمي که در اين قسمت بايد در نظر گرفته شود اين است که پس از ثبت انبارگرداني در سال مالي 1401 از فرم انبارگرداني تنها دکمه ثبت سند افتتاحيه زده شود و به هيچ عنوان دکمه ثبت سند کسري و اضافي در اين فرم زده نشود ، زيرا اين اسناد در زمان فشردن دکمه ثبت سند افتتاحيه به صورت همزمان و اتوماتيک درسيستم درسال مالي 1401 ثبت مي گردد.در صورت انجام مورد فوق توسط کاربران بازگشت عمليات فوق غير ممکن مي باشد.
نکته هفتم: به هيچ عنوان روي سند افتتاحيه انبار سند تعديل مثبت و منفي ثبت نگردد (يعني اسناد تعديل مثبت و منفي عطف به سند افتتاحيه انبار در سيستم درج نگردد).
نکته هشتم : در نرم افزار خزانه داري ، کافيست در منوي تنظيمات ، تاريخ قطعي مالي مربوط به سال 1400 را 29/12/1400 را ثبت نماييد.
3) انبارگرداني :
• مي بايست انبارگرداني در سال جديد انجام شود ، در صورتيکه اين عمليات در پايان سال 1400 صورت پذيرد براي ثبت سند افتتاحيه کاربر موظف به ثبت مجدد انبارگرداني در سال 1401 مي باشد، به ازاي اختلاف سند افتتاحيه سال 1401 و موجودي پايان دوره سال 1400 دو سند كسري و اضافي انبارگرداني در سال مالي 1400 ثبت مي شود ، در نتيجه موجودي پايان دوره سال مالي 1400 با سند افتتاحيه سال جديد ، يكسان خواهد شد.
ویژگیهای جدید
باز کردن عملیات فروش وانبار به سال قبل
مسیر:/سیستم قدیم فروش/تنظیمات سیستم/بستن سال مالی
با زدن دکمه عملیات فروش وانبار به سال قبل برمیگردد وسال قبل جهت عملیات باز میشود.
در مسیرفوق در قسمت گروپ باکس اول(فروش) دکمه اضافه شده است.
دکمه مورد زمانی فعال میباشد که سال مالی بسته شده باشد.(قطعی فروش وانبار).